保護者連絡システム導入、校務支援システムとの連携で、先生と保護者双方の欠席連絡の負担を軽減

保護者連絡システムの選定にあたって重視したポイントを教えてください

現場の先生方の業務負担を減らすために校務との連携は必須条件だったので、すでに市内すべての小中学校で導入していた校務支援システム「C4th」との連携が可能という点が最も大きなポイントでした。

「C4th」上で登録した児童生徒や教職員のアカウント情報が「C4th Home & School」に自動連携されるため、「C4th Home & School」でのアカウント作成の手間が削減できます。

何より、保護者からの欠席連絡は「C4th Home & School」で確認処理を行えば「C4th」に自動で連携されるため、朝の忙しい時間の業務負荷軽減につながっています。

「C4th Home & School」に送られてきた欠席連絡を「C4th」の出席簿に連携

保護者連絡システムと校務支援システムを連携したことで先生方の業務にどのような変化があったか教えてください

まず、保護者連絡システムを導入する前と比べると、朝の電話対応件数が格段に減少しています。これまで朝の職員室では電話が鳴り続けることもありました。そんな日は、電話を受け、その内容をメモしている間にまた電話が鳴って対応し……と、思うように自分の仕事ができないような状況でしたが、それも改善されました。

校内の内線でのやりとりもほとんどなくなっています。かつては児童生徒の所在確認のため、頻繁に内線でやり取りをしていました。教室にいる担任の先生から、職員室にいる先生に「〇〇さんが登校していないようなのですが、電話で欠席の連絡は入っていますか？」というような確認ですね。今は保護者連絡システムがあるので教室にいる担任の先生もタブレットから欠席連絡を確認できるようになりました。

そうは言いつつ、保護者連絡システムを導入した当初は校務支援システムと連携できていなかったため、保護者からの欠席連絡を保護者連絡システムで確認して、それを見ながら校務支援システムの出席簿に一つ一つ反映させるという２度手間が発生していました。保護者連絡システムと校務支援システムの連携がされてからは、保護者連絡システムで確認作業をすれば校務支援システムにも自動反映されるため、先生方の業務負担は一層軽減されています。

保護者連絡システムの導入後、保護者からの評判はいかがですか

保護者の皆さまの満足度はかなり高いと感じています。

「C4th Home & School」を導入するまでは、欠席の電話連絡が特定の時間帯に集中するため、保護者は朝の忙しい時間帯につながるまで何度も電話をかけなければならないという状況がありました。

アプリで欠席連絡ができるようになってからは、学校側の状況に関わらず欠席連絡を入れることができるため、非常に好評です。

日々の学校への欠席連絡から、部活動の欠席連絡まで、活用されています。

配布物を紙ではなく「C4th Home & School」上で保護者に配信している学校も多く、一つのアプリの中にお知らせが集約されて便利だというお声もいただいています。

保護者連絡システムの導入で教育委員会の業務に変化はありましたか

はい、市の取り組みのお知らせや災害時の緊急通達など教育委員会から保護者へ連絡を行う際も、アプリで完結できるようになりました。

アプリ導入前は、教育委員会からのお知らせは学校にて児童生徒分を紙で印刷して保護者に配布してもらっていました。それが教育委員会から直接保護者に発信できるようになったことで、即座に保護者へ知らせることができますし、学校での作業がなくなったため、学校の業務負荷軽減にもつながっています。